Panduan, Format & Contoh Surat Rayuan Yang Baik
Bagi sesetengah keadaan, kadang kala Surat Rayuan perlu ditulis dan dihantar bagi urusan-urusan tertentu.
Lazimnya, Surat Rayuan dihantar untuk memohon sesuatu pertimbangan akibat berlaku penolakan permohonan atau sebagainya.
Pihak-pihak yang berwajib juga akan mempertimbangkan setiap surat yang diterima jika rayuan yang telah diajukan mempunyai sebab dan merit yang kukuh.
Oleh itu, adalah penting untuk mengetahui panduan penulisan Surat Rayuan yang baik bagi memastikan rayuan tersebut dapat dipertimbangkan dan diterima.
Tips Penulisan
Antara tips penting yang perlu ada di dalam penulisan surat rayuan adalah seperti berikut:
- Menyatakan sebab yang kukuh mengenai sesebuah permohonan.
- Sebab yang dikemukakan mestilah relevan dan rasional.
- Menyertakan dengan bukti atau asas kepada sesebuah permohonan.
- Menyertakan dokumen sokongan jika ada.
Format Surat Rayuan
Surat Rayuan yang ditulis mesti menggunakan format Surat Rasmi kerana tujuan surat tersebut dihantar adalah rasmi iaitu dengan tujuan merayu.
Format Surat Rayuan yang perlu ditulis adalah seperti berikut:
1. Nama dan alamat pengirim
Nama dan alamat pengirim mestilah ditulis pada bahagian paling atas surat.
Pengirim mestilah meletakkan nama penuh dan bukannya nama samaran atau sebagainya.
Alamat yang perlu diletakkan oleh pengirim adalah alamat surat-menyurat.
2. Nama, jawatan, dan alamat penerima
Nama, jawatan, dan alamat penerima mestilah ditulis di bawah nama pengirim yang dipisahkan dengan satu garisan panjang.
Nama penerima perlu ditulis dengan penuh dan jawatan penerima mestilah ditulis di bawah nama penerima.
Alamat penerima ialah alamat pejabat yang merujuk kepada tempat agensi/jabatan/organiasi beroperasi.
3. Tarikh surat ditulis
Tarikh surat ditulis mestilah diletakkan di bahagian kanan surat iaitu sebaris dengan negeri penerima.
Tarikh surat mestilah ditulis dengan hari, bulan dan tahun.
Bulan tersebut mestilah diletakkan huruf besar pada permulaan huruf dan huruf seterusnya adalah huruf kecil.
4. Panggilan Penerima
Panggilan penerima lazimnya adalah kepada orang yang mempunyai pangkat lebih besar iaitu Tuan.
Panggilan penerima perlulah ditulis di bawah negeri penerima di bahagian kiri.
5. Tajuk surat
Tajuk surat perlu ditulis di bawah panggilan penerima tersebut.
Lazimnya, tajuk surat adalah ringkas dan padat serta tidak ditulis terlalu panjang.
Tajuk surat mestilah ditulis dengan huruf besar kesemuanya dan dihitamkan.
6. Isi Surat
Pada perenggan pertama, penulis perlu menyatakan tujuan surat ini ditulis kepada penerima.
Untuk perenggan kedua dan ke atas pula, adalah sebab mengapa rayuan ini dibuat dan permohonan tersebut perlu diterima.
Perenggan terakhir pula ialah penutup dan ucapan terima kasih kepada penerima surat.
Bagi perenggan kedua dan seterusnya, nombor perenggan perlu ditelakkan pada awal setiap perenggan.
7. Tandatangan, nama pengirim dan jawatan.
Di akhir surat terbabit, pengirim perlu menurunkan tandatangan bagi mengesahkan penulisan surat tersebut.
Pengirim perlu meletakkan nama penuh dengan kesemuanya huruf besar yang dihitamkan.
Sekiranya pengirim mempunyai jawatan, jawatan tersebut boleh tulis di bahagian bawah nama.
Contoh Surat Rayuan
Contoh-contoh yang boleh dijadikan panduan adalah seperti berikut:
i) Contoh 1
ii) Contoh 2
iii) Contoh 3
