Panduan & Format Sebenar Penulisan Surat Rasmi

surat-rasmi

Sudah pasti ada dalam kalangan kita pernah menerima surat rasmi sama ada daripada agensi/jabatan/organisasi sama ada kerajaan atau bukan kerajaan.

Kadang kala, kita juga perlu menulis surat tersebut untuk membuat sebarang permohonan/aduan/cadangdan untuk dikemukakan kepada pihak-pihak yang berkenaan.

Namun, bagi yang tidak biasa menulis surat rasmi, sering kali wujud kekeliruan mengenai format sebenar penulisan surat rasmi yang ingin dihantar.

Format yang betul adalah penting bagi memastikan tujuan surat tersebut dihantar dapat difahami dan diambil tindakan oleh penerima.

Maksud Surat Rasmi

Surat rasmi bermaksud surat yang ditulis bagi tujuan urusan-urusan rasmi sahaja.

Rasmi dalam konteks tersebut merujuk kepada segala urusan yang berhubung dengan jabatan kerajaan, badan berkanun, institusi
pendidikan, institusi, syarikat swasta dan individu.

Penulis surat ini boleh terdiri sama ada orang perseorangan atau seseorang atas nama jabatan atau seseorang atas nama institusi, ataupun
syarikat.

Penerima surat pula boleh terdiri daripada orang perseorangan, sebuah jabatan, institusi dan sebagainya.

Selain itu, surat ini juga merupakan alat komunikasi yang ditulis oleh jabatan-jabatan kerajaan, badan berkanun, swasta atau individu untuk berhubung atau berkomunikasi secara rasmi antara satu sama lain.

Tujuan Surat Rasmi

Terdapat beberapa tujuan surat tersebut ditulis iaitu:

  • Medium bertulis yang formal antara agensi kerajaan dengan agensi kerajaan, agensi kerajaan dengan agensi swasta, agensi swasta dengan agensi swasta, agensi kerajaan atau agensi swasta dengan orang ramai atau orang ramai dengan agensi kerajaan atau agensi swasta.
  • Saluran yang menggambarkan pendirian atau sikap sesuatu agensi terhadap orang ramai.
  • Dokumen atau bahan rujukan dalam sesuatu perkara.
  • Duta organisasi yang membawa imej sesebuah organisasi tersebut.

Jenis Surat Rasmi

Terdapat banyak jenis surat rasmi yang sering digunakan antaranya seperti:

  • Surat Arahan
  • Surat Iringan
  • Surat Perjanjian
  • Surat Sokongan
  • Surat Permohonan
  • Surat Bantahan
  • Surat Perakuan
  • Surat Jemputan
  • Surat Cadangan

Format Surat Rasmi

Elemen asas yang perlu ada dalam penulisan surat rasmi adalah seperti berikut:

  • Nama dan alamat pengirim
  • Nama,jawatan, dan alamat penerima
  • Tarikh surat ditulis
  • Panggilan Penerima
  • Tajuk surat
  • Pengenalan
  • Isi surat
  • Tandatangan dan nama pengirim
  1. Nama dan alamat pengirim

Nama dan alamat pengirim mestilah ditulis pada bahagian sebelah kiri paling atas surat.

Pengirim mestilah meletakkan nama penuh dan bukannya nama samaran atau sebagainya.

Jika pengirim menulis surat atas kapasiti peribadi, maka alamat yang perlu diletakkan adalah alamat rumah.

Namun, jika pengirim mewakili agensi/jabatan/organisasi, pengirim perlu meletakkan alamat pejabat sebagai mewakili agensi/jabatan/organisasi terbabit.

2. Nama, jawatan, dan alamat penerima

Nama, jawatan, dan alamat penerima mestilah ditulis di bawah nama pengirim yang dipisahkan dengan satu garisan panjang.

Nama penerima perlu ditulis dengan penuh atau jika penerima ialah sebuah organisasi, nama organisasi tersebut mestilah ditulis dengan penuh.

Jawatan penerima mestilah ditulis di bawah nama penerima.

Alamat penerima ialah alamat pejabat yang merujuk kepada tempat agensi/jabatan/organiasi beroperasi.

3. Tarikh surat ditulis

Tarikh surat ditulis mestilah diletakkan di bahagian kanan surat iaitu sebaris dengan negeri penerima.

Tarikh surat mestilah ditulis dengan hari, bulan dan tahun.

Bulan tersebut mestilah diletakkan huruf besar pada permulaan huruf dan huruf seterusnya adalah huruf kecil.

4. Panggilan Penerima

Panggilan penerima lazimnya adalah kepada orang yang mempunyai pangkat lebih besar.

Justeru, panggilan penerima yang biasa digunakan ialah Tuan.

Panggilan penerima perlulah ditulis di bawah negeri penerima di bahagian kiri.

5. Tajuk surat

Tajuk surat perlu ditulis di bawah panggilan penerima tersebut.

Lazimnya, tajuk surat adalah ringkas dan padat serta tidak ditulis terlalu panjang.

Tajuk surat mestilah ditulis dengan huruf besar kesemuanya dan dihitamkan.

6. Isi Surat

Pada perenggan pertama, penulis perlu menyatakan tujuan surat ini ditulis kepada penerima.

Untuk perenggan kedua pula, adalah huraian kepada tujuan surat tersebut ditulis.

Perenggan ketiga pula ialah penutup dan ucapan terima kasih kepada penerima surat.

Bagi perenggan kedua dan seterusnya, nombor perenggan perlu ditelakkan pada awal setiap perenggan.

7. Tandatangan dan nama pengirim

Di akhir surat terbabit, pengirim perlu menurunkan tandatangan bagi mengesahkan penulisan surat tersebut ditulis oleh pengirim terbabit.

Di bawah tandatangan, pengirim perlu meletakkan nama penuh dengan kesemuanya huruf besar yang dihitamkan.

Contoh Surat Rasmi

Di bawah adalah contoh surat rasmi yang boleh dijadikan panduan:

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You May Also Like