Panduan & Contoh Penulisan Memo Yang Mudah & Lengkap

Bagi peringkat dalam, penyampaian arahan atau peringatan tidak lagi menggunakan Surat Rasmi sebaliknya digantikan dengan menggunakan memo.

Memo adalah singkatan daripada perkataan memorandum yang bermaksud catatan atau peringatan.

Peranan memo adalah menyampaikan arahan atau peringatan di peringkat dalaman.

Tujuan Penulisan Memo

Tujuan penulisan sesuatu memo dilakukan adalah untuk:

Menyampaikan maklumat dalaman organisasi.
Mengumumkan sesuatu perubahan dasar organisasi tersebut.
Menjelaskan prosedur baharu tentang sesuatu perkara.
Membuat permohonan sesuatu perkara dalam bahagian di organisasi.
Memberi nasihat tentang membuat sesuatu keputusan.
Laporan ringkas tentang status atau apa yang sedang berlaku pada ketika itu

Ciri-Ciri Memo

Secara umumnya, terdapat beberapa ciri-ciri penulisan memo iaitu:

Ditulis secara ringkas.
Mementingkan isi.
Bertujuan untuk makluman, permintaan, cadangan atau arahan.
Berbentuk borang dan berbentuk terbuka.
Penggunaan memo dalam organisasi yang sama.
Mementingkan keseragaman dalam penggunaan di organisasi.

Bentuk Memo

Terdapat 2 bentuk memo yang biasa digunakan iaitu:

Bentuk Borang
Bentuk Terbuka

Memo Bentuk Borang merujuk kepada memo yang tajuk dan maklumat telah dicatat dalam borang

Penulis hanya perlu mencatat atau menanda pada ruang yang disediakan dan memo bentuk ini juga mempunyai ruang kosong untuk catatan tambahan.

Manakala, Memo Bentuk Terbuka pula merupakan bentuk memo yang sama seperti surat rasmi dan setiap organisasi boleh mempunyai reka bentuk sendiri mengikut kesesuaian organisasi tersebut bagi tujuan memudahkan urusan.

Format Penulisan Memo

Umumnya, format penulisan memo mengandungi perkara-perkara yang berikut:

Logo organisasi
Nama organisasi
Jenis memo iaitu sama ada “Memo Dalaman”, “Memo Antara Bahagian”,“Memo Antara Unit”
Penerima memo – “Kepada”
Pengirim memo – “Daripada”
Tarikh memo
Rujukan
Penerima salinan – “Salinan kepada”
Perkara/tajuk
Isi/maksud memo
Ucapan terima kasih
Tandatangan pengirim
Nama pengirim – dalam kurungan
Nombor telefon pengirim
Alamat e-mel pengirim
Ringkasan pendraf dan penyedia memo

Penulisan memo perlu mengikut konsep piramid terbalik, iaitu bahagian atas ialah isi penting, diikuti oleh data sokongan dan bahagian akhir sekali ialah harapan penulis.