myPortfolio HRMIS : Panduan Isi Data & Tutorial Video Lengkap

Unit Pemodenan Tadbiran Dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU), Jabatan Perdana Menteri telah mengeluarkan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bil. 8 Tahun 1991: Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja sebagai rujukan dalam penyediaan dokumen berkaitan prosedur, proses kerja dan tanggungjawab yang lebih teratur di peringkat jabatan dan individu.

Usaha ini dilakukan bagi mengelakkan sebarang kesilapan dalam perlaksanaan tugas dan seterusnya dapat meningkatkan prestasi penyampaian perkhidmatan agensi Kerajaan.

Ikuti perkongsian kami untuk ketahui dengan lanjut berkenaan MyPortfolio dan panduan serta langkah-langkah mengemaskini data.

Apa Itu myPortfolio?

myPortfolio adalah sebuah kaedah pengurusan ilmu yang memberikan penekanan kepada pengupayaan minda setiap penjawat awam dalam kerangka organisasi berpembelajaran (learning organisation).

Di samping wujud sebagai dokumen rujukan rasmi yang menghuraikan maklumat pewujudan jawatan, proses kerja dan panduan menjalankan tugas bagi jawatan tersebut dalam sesebuah organisasi juga dinyatakan dalam myPortfolio.

Ciri-ciri myPortfolio adalah seperti yang berikut:

• myPortfolio merupakan dokumen rujukan pada peringkat jawatan dan jabatan;
• Setiap jawatan dalam sesebuah agensi hendaklah mempunyai myPortfolio termasuk jawatan yang belum diisi;
• myPortfolio berasaskan bidang tugas dan tanggungjawab jawatan; dan
• myPortfolio mengandungi maklumat, panduan dan rujukan dalam mengendalikan tugas yang ditetapkan bagi sesuatu jawatan.

Kepentingan Sistem Portfolio

Kepentingan sistem ini adalah:

1. Merekod prosedur & peraturan kerja
2. Membolehkan ketua organisasi mengetahui keseluruhan aktiviti dan prosedur kerja
3. Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan pegawai lain
4. Mengurangkan arahan secara lisan
5. Menyeragamkan kaedah kerja
6. Memudahkan pertukaran pegawai bagi proses ambil alih tugas
7. Memudahkan penambahbaikan / kajian mengenai proses kerja sedia ada
8. Menjadi radas dalam pengurusan sumber manusia

Komponen myPortfolio

Terdapat 10 Komponen dalam myPortfolio iaitu:

1. Carta Organisasi
2. Carta Fungsi
3. Aktiviti-aktiviti Bagi Fungsi
4. Desripsi Tugas
5. Proses Kerja
6. Carta Alir
7. Senarai Semak
8. Senarai Undang-undang, Peraturan & Punca Kuasa
9. Senarai Borang
10. Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai

Siapa Yang Perlu Sediakan myPortfolio?

Semua jawatan yang diwujudkan bagi menjalankan fungsi yang peruntukan emolumennya ditetapkan di bawah Anggaran Belanja Mengurus dan tersenarai dalam Waran Perjawatan / Surat Kelulusan Perjawatan perlu menyediakan myPortfolio.

Kategori Inovasi & Keberhasilan dalam KIK

Panduan Mengisi myPortfolio HRMIS

1. Log in HRMIS2.0 – masukkan ID dan Kata Laluan
2. Lihat DATA PERJAWATAN dan pilih myPortfolio
3. Pilih Fungsi dan Pilih Pemilik Kompetensi
4. Pilih Butang TAMBAH

Maklumat Umum

Di bawah Maklumat Umum ada 5 Maklumat iaitu :

i – Maklumat Bahagian (sudah tersedia)

ii – Maklumat Pegawai (sudah tersedia)

iii – Maklumat Pengesah/Pelulus (sudah tersedia) : Jika belum ada maklumat Pengesah/Pelulus, pilih ‘carian’ dan letak Nombor Kad Pengenalan PK Pentadbiran (Pengesah) dan No Kad Pengenalan Guru Besar (Pelulus)

iv – Jadual Pengemaskinian : Merupakan senarai semak STATUS KEMASKINI: boleh semak sama ada sudah dikemaskini atau belum dikemaskini

v – Maklumat JD atau Deskripsi Tugas (Sudah Tersedia)

Maklumat Khusus

Di bawah Maklumat Khusus terdapat 7 bahagian iaitu :

i – Carta Organisasi : Pilih Dokumen dan Muat Naik Dokumen

ii – Carta Fungsi : Tambah, Pilih dan Simpan

iii – Senarai Undang-undang : Tambah, pilih dan simpan

iv – Aktiviti Bagi Fungsi : Tambah, Isi dan Simpan (copy & paste Aktiviti bagi Fungsi masing-masing)

v – Senarai Borang : Tambah, Pilih dan Simpan

vi – Senarai Jawatankuasa : Tambah, Pilih dan Simpan

vii – Perakuan

Jika status/Tarikh kemaskini sudah bertarikh

5. Tick ‘Saya Mengesahkan Bahawa Maklumat di Atas Adalah Benar’.

6. Akhir sekali Tekan butang HANTAR.

Panduan Lengkap

Anda juga boleh muat turun panduan lengkap seperti lampiran di bawah :

Panduan Kerja Sektor Awam

Tatacara Penyediaan Deskripsi Tugas

Template MyPortfolio

SIRI VIDEO TUTORIAL

Berikut dikongsikan video tutorial rasmi bagi penggunaan myPortfolio :

1. Siri Video Tutorial Submodul myPortfolio (Bahagian I/III) – Peranan Pentadbir : https://youtu.be/VhpW_1R1D3s
2. Siri Video Tutorial Submodul Deskripsi Tugas (JD) (Bahagian III/III) – Peranan Pelulus dan Pengesah : https://youtu.be/1EXj4Hzch2Q
3. Siri Video Tutorial Submodul myPortfolio (Bahagian II/III) – Peranan Pemilik Kompetensi (CO) : https://youtu.be/ClKj-taULF8
4. Siri Video Tutorial Submodul Deskripsi Tugas (JD) (Bahagian II/III) – Peranan Pentadbir : https://youtu.be/UavkeKFlnvk
5. Siri Video Tutorial Submodul Deskripsi Tugas (JD) (Bahagian I/III) – Peranan Pemilik Kompetensi : https://youtu.be/K7s2-zEnaW8
6. Siri Video Tutorial Fungsi TNT (Bahagian IV/IV) – Peranan Penyemak Tuntutan di Pusat Tanggungjawab : https://youtu.be/9E7nBJsUqgo
7. Siri Video Tutorial Fungsi TNT (Bahagian III/IV)-Penyemak Tuntutan di Bahagian : https://youtu.be/8sJsb3r8wH4
8. Siri Video Tutorial Fungsi TNT (Bahagian II/IV) – Peranan Pengesah Tuntutan : https://youtu.be/0VBg-NTMVxg
9. Siri Video Tutorial Fungsi TNT (Bahagian I/IV) – Peranan Pemohon : https://youtu.be/W34HDsZjOcQ
10. Siri Video Tutorial Submodul myPortfolio (Bahagian III/III) – Pengesah dan Pelulus : https://youtu.be/CQ5vzdTurtg

Kredit :  Youtube Change Management HRMIS JPA

Maklumat Lanjut

Untuk keterangan lanjut mengenai sistem ini, sila layari pautan berikut :

http://www.mampu.gov.my