Penulisan Minit Mesyuarat: Format & Contoh-Contoh Panduan

Setiap mesyuarat sudah pasti mempunyai minit mesyuarat yang dicatatkan oleh setiausaha atau pihak-pihak lain yang bertanggungjawab untuk mencatat minit tersebut.

Ini kerana dokumen ini amat penting kerana setiap perbincangan dan keputusan akan direkodkan di dalam minit tersebut.

Setiap tindakan yang perlu dilakukan selepas daripada mesyuarat perlu berpandukan kepada keputusan yang dibuat yang boleh dirujuk melalui minit tersebut.

Setiap minit perlu disahkan pada mesyuarat seterusnya bagi memastikan perbincangan mesyuarat terdahulu telah diminitkan dan juga mengetahui setiap gerak kerja dan susulan telah dilakukan ataupun sebaliknya.

Perkara Penting

Minit mesyuarat perlulah merekodkan beberapa penting sewaktu mesyuarat dijalankan iaitu:

1. Senarai kehadiran ahli mesyuarat yang disusun mengikut kekananan jawatan.
2. Perkara penting yang dibincangkan dalam mesyuarat disusun mengikut agenda mesyuarat.
3. Keputusan yang dicapai di dalam mesyuarat perlu dicatat dengan jelas.
4. Setiap tindakan dan pihak yang perlu mengambil tindakan susulan yang perlu dicatatkan.
5. Jika terdapat pembentangan di dalam mesyuarat, setiausaha perlu mencatatkan beberapa perkara penting iaitu tajuk kertas pembentangan, pihak yang membentangkan, tujuan pembentangan, pandangan ahli mesyuarat dan keputusan yang dicapai terhadap pembentangan tersebut.

Format

Format yang biasa digunakan oleh pelbagai agensi, jabatan, dan kementerian adalah seperti berikut:

1. Maklumat mesyuarat

Semua maklumat mesyuarat perlu dinayatakan merangkumi tarikh, hari, masa, dan tempat mesyuarat.

Semua maklumat ini dimaklumkan di dalam pemaklumat surat yang dihantar kepada ahli mesyuarat,

2. Senarai Kehadiran

Senarai kehadiran perlulah dicatatkan merangkumi nama dan jawatan ahli-ahli mesyuarat.

Ahli-ahli yang tidak hadir juga perlu dicatat nama mereka dan sebab ketidakhadiran.

3. Perutusan Pengerusi

Perutusan pengerusi ialah kata alu-aluan pengerusi mesyuarat pada permulaan mesyuarat tersebut.

Perkara-perkara penting yang disebut oleh pengerusi perlu direkodkan dan diminitkan.

4. Pengesahan

Pengesahan minit perlu dilakukan setelah semua ahli mesyuarat menyemak minit tersebut dan berpuas hati dengan setiap perkara yang direkodkan.

Lazimnya, minit tersebut disahkan oleh seorang pencadang yang telah menghadiri mesyuarat tersebut sebelum ini dan disokong oleh seorang ahli mesyuarat.

5. Perkara-Perkara Berbangkit

Perkara-perkara berbangkit merujuk kepada perkara yang dibangkitkan oleh ahli mesyuarat mengenai keputusan mesyuarat yang terdahulu.

Lazimnya, perkara-perkara berbangkit dibangkitkan untuk mengetahui tindakan susulan yang telah dipersetujui sebelum ini.

6. Perbincangan

Perbincangan adalah menjurus kepada perkara dan tujuan utama mesyuarat tersebut dipanggil.

7. Hal-Hal Lain

Hal-hal lain pula ialah perkara lain yang dibincangkan yang tidak ada di dalam agenda mesyuarat.

8. Penutup

Penutup adalah kata-kata terakhir oleh pengerusi mesyuarat. Lazimnya, pengerusi mesyuarat akan mengucapkan terima kasih kepada semua ahli mesyuarat yang hadir.

Contoh Panduan

Contoh minit mesyuarat yang boleh dijadikan panduan adalah seperti berikut:

Panduan Lanjut

Untuk mendapatkan panduan lanjut mengenai minit mesyuarat khususnya di dalam agensi kerajaan, sila rujuk pautan berikut http://ipgkpm.edu.my/download/Panduan_Penulisan_Minit_Mesyuarat.pdf.